无纸化办公室适合您的企业吗？

无纸化已成为近年来的趋势。许多企业更喜欢使用数字文档和无纸化解决方案，例如电子邮件、文档管理系统和移动设备。 无纸化适合您的企业吗？您知道改用无纸化办公之前需要考虑什么吗？ 无纸化有优点也有缺点。在实施无纸化办公之前，您需要探索您的选择并了解做出改变需要什么。 ？什么是无纸化办公？ ？无纸化办公的好处 ？无纸化办公的缺点 ？在改为无纸化办公室之前您需要问的问题 吗？创建无纸化业务需要采取 10 个步骤 ？使用 平台转向无纸化业务 什么是无纸化办公？ 无纸化办公室是指不使用打印文档的办公室。这意味着不再： 文件柜里装满了文件。 桌子上堆满了纸。 复印机喷出一页页的纸质复印件。 传真机发送纸质消息。 打印机吐出信件和纸质报告。 墨盒已干。 废纸篓里装满了纸张。 文件夹里塞满了纸质文件。 无纸化办公室是指： 不使用物理纸张。 合同或协议等信息以数字方式存储。 数据易于访问。 文件很容易找到，无需查看物理文档。 信息即时共享。 沟通是即时的。 知识或数据很容易获得。 无纸化办公的好处 无纸化是非常理想的，并且越来越受到企业的欢迎，因为与传统的纸质文档管理方法相比，无纸化具有显着的优势。 以下是企业想要无纸化办公的七个原因。


省钱 无纸化将消除与打印和存储纸质文档（例如合同、收据、发票或银行对账单）的物理副本相关的成本。这包括打印和扫描设备、碳粉盒、墨水、纸张、文件柜和存储空间的成本。 2. 提高员工生产力 当不需要打印文档时，可以节省时间和精力。员工无需多次来回走到打印机处取回打印的纸质文档，这意味着他们可以将更多时间集中在需要做的事情上。 3. 减少杂乱和废物产生量 当不再  秘鲁手机号码列表需要打印纸质文档时，就减少了浪费并减少了混乱，这意味着办公室会看起来更加干净。在办公桌或办公室里存放纸质文档不会造成混乱。 4.减少能源消耗 通过无纸化办公室，它将有助于减少碳足迹，因为所需的设备更少，因此运行所需的能源更少。这也使得它对那些愿意在环保公司工作的新员工具有吸引力。 5. 查找信息更容易 由于所有内容都以数字方式存储，因此更容易找到所需的信息，因为您不需要在文件柜或物理文件夹中搜索来查找所需的信息。当您消除纸质文档时，您需要更有效地存储信息。 6.它使办公室的运营变得更简单 这是因为员工在需要打印某些内容时不必担心是否可以使用特定打印机。这也让公司 IT 部门的工作变得更加轻松，因为它无需设置设备并将其连接到集成网络。



 


减轻办公室压力 由于办公室里没有打印机，噪音会减少。员工无需担心文件放错地方或担心丢失重要文件。这也将有助于改善员工之间的协作和沟通。 无纸化办公的缺点 无纸化办公室也有缺点。在改为无纸化办公室之前需要考虑以下几点。 1.您可能无法获得您期望的所有好处 如果您的企业目前没有无纸化办公，那么实施无纸化办公可能需要一些时间。您可能需要投资技术、培训和其他资源来创建无纸化办公室。 如果您要从纸质办公室转向无纸化办公室，可能需要一段时间才能看到任何真正的好处。每个人可能需要一段时间才能习惯不处理纸质文件。 因此，当您改用无纸化办公时，要知道您这样做是为了长期利益，而不仅仅是短期收益。 2. 让每个人都参与进来并更新流程需要时间 拥有纸质办公室并处理纸质文件是一种普遍接受的范例。这就是企业数十年来的运作方式，并将继续如此。当你引入挑战这一范式的东西时，并不是每个人都会立即加入。 这需要大量的规划和准备。您需要提供培训，并继续宣传变革的好处，以及如果他们不再需要使用纸张，它将如何使他们的工作生活变得更简单。 它还将要求您更新您的政策和程序，并制定新合同以反映所做的更改。